Datenschutzerklärung nach der DSGVO für die Nutzung von Microsoft 365 Anwendungen (z. B. Microsoft Teams, Microsoft Forms)
I. Name und Anschrift der Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
IBIS Prof. Thome AG
Mergentheimer Str. 76a
97082 Würzburg
Telefon: +49 931 73046 500
Fax: +49 931 73046 99 500
E‑Mail: info@ibis-thome.de
Webseite: www.ibis-thome.de
Die Verantwortliche hat die Secure Cloud Services AG als Auftragsverarbeiterin beauftragt. Diese ist die zentrale IT- und Kommunikationsdienstleisterin für die Unternehmen der Prof. Thome Gruppe. Zu dieser Unternehmensgruppe gehören die Administration Intelligence AG, AI LV-Institut GmbH, IBIS Prof. Thome AG, IBIS Business Consulting AG, SYSTHEMIS AG, SYSTHEMIS Consulting AG sowie die Secure Cloud Services AG selbst. Es bestehen vertragliche Vereinbarungen zwischen den jeweiligen Unternehmen mit der Secure Cloud Services AG u. a. zur Bereitstellung von ITK-Dienstleistungen, Auftragsverarbeitung, Verschwiegenheit sowie zum Datenschutz. Der Vertragspartner gegenüber Microsoft ist:
Secure Cloud Services AG
Mergentheimer Str. 76a
97082 Würzburg
Telefon: +49 931 73046 800
Fax: +49 931 73046 99 800
E‑Mail: info@scs.company
Webseite: www.scs.company
II. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten
Der Datenschutzbeauftragte der Verantwortlichen und der Secure Cloud Services AG ist:
Rechtsanwalt Konstantin Malakas
Steinbachtal 2b
97072 Würzburg
Tel. +49 931 29 98 08 – 0
Fax: +49 931 29 98 08 – 8
E‑mail: dsb@scs.company
Webseiten: www.malakas.de; www.weblawyer.de
III. Teilnahme an Microsoft Teams Online-Meetings
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Für die Durchführung von Web-Meetings, Webinaren und Telefonkonferenzen (im Folgenden: „Online-Meeting“) – mit Beschäftigten der Prof. Thome Gruppe, Mitarbeitern von anderen Unternehmen oder sonstigen Personen – setzen wir Microsoft Teams (im Folgenden: „Teams“) ein.
Teams ist eine kollaborative Software der Microsoft Corporation (One Microsoft Way Redmond, WA 98052 – 6399 USA) und Bestandteil von Microsoft Office 365. Zur Teilnahme an einem Online-Meeting benötigen Sie entweder die Teams-App oder einen Webbrowser.
Sie können an Online-Meetings entweder als Gast teilnehmen oder Sie verwenden zur Teilnahme Ihren bestehenden Microsoft 365 Account. Die Teilnahme mit einem bestehenden Account setzt eine Anmeldung mit Ihnen Microsoft-Zugangsdaten voraus.
Im Rahmen der Nutzung von Teams werden folgende Daten verarbeitet:
1. Daten zur Anmeldung: IP-Adresse, ggf. Microsoft 365 Zugangsdaten, Telefonnummer (z. B. beim Einsatz einer Multifaktoridentifizierung), ggf. Benutzername
2. Daten zum Benutzer: Anzeigename, E‑Mail-Adresse (wenn angegeben), Profilfoto (wenn bereitgestellt), Telefonnummer (wenn telefonisch eingewählt oder über das Profil bereitgestellt)
3. Daten zum Online-Meeting: Datum und Uhrzeit, eindeutige Meeting-ID, ggf. Telefonnummer zur Einwahl, Teilnehmerliste (Anzeigename, E‑Mail-Adresse (wenn angegeben), Profilfoto (wenn bereitgestellt), Telefonnummer (wenn telefonisch eingewählt oder über das Profil bereitgestellt) der Teilnehmer)
4. Inhalte des Online-Meetings: Ton‑, Bild und Textbeiträge der Benutzer in Form von Freigaben von Mikrofon/ Kamera / Uploads / freigegebenen Bildschirminhalten / Tastatureingaben des Endgeräts
Diese Daten (2, 3 und 4) können von sämtlichen Teilnehmern des Online-Meetings ggf. auch nach dem Meeting eingesehen werden. Ebenso können auch von uns eingesetzte Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung Empfänger personenbezogener Daten sein. Für die Nutzung des Dienstes sind wir auf den Auftragsverarbeiter Microsoft angewiesen, der notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten erhält, sofern das zur Erfüllung des Auftragsverarbeitungsvertrages erforderlich ist. Wir haben den Speicherort für Teams in der Europäischen Union (EU) gewählt und mit dem Auftragsverarbeiter vertragliche Vereinbarungen zur Datenweitergabe getroffen. Die Datenverarbeitung erfolgt nicht in einem Drittland, wobei es aber sein kann, dass Datenpakete verschlüsselt auch über Drittländer geroutet werden, wenn beispielsweise Personen aus diesen Ländern am Online-Meeting teilnehmen.
Informationen zum Datenschutz bei Microsoft können Sie unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement sowie unter https://www.microsoft.com/de-de/trust-center einsehen.
2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
· Grundsätzlich besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings. Die Rechtsgrundlage ergibt sich daher durch Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
· Für die Kommunikation mit Beschäftigten oder Bewerbern der Prof. Thome Gruppe ist § 26 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.
· Für die Kommunikation mit anderen Unternehmen, zu denen ein vertragliches Verhältnis besteht, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.
· Wenn Online-Meetings aufgezeichnet oder Screenshots aufgenommen werden sollen ist die Rechtsgrundlage dazu Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. In diesem Fall wird die Einwilligung vor der Aufzeichnung/Aufnahme eingeholt.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Verantwortliche nutzt Teams für die Durchführung von Online-Meetings.
4. Dauer der Speicherung
Die Verantwortliche hat eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellt. Darin ist definiert, wie lange Daten in Microsoft Teams (Chatnachrichteninhalt mit Namen, Datum, Uhrzeit, ggf. bereitgestellte Datei/en) innerhalb des Chats gespeichert bleiben. Die Aufbewahrungszeit für die von Ihnen erfassten Daten beträgt 90 Tage. Grundsätzlich werden personenbezogene Daten aber nur solange gespeichert, bis kein Erfordernis mehr besteht.
5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie können Ihrer erteilten Einwilligung jederzeit für die Zukunft widersprechen. Ihre Einwilligung bleibt hierbei bis zu Ihrem Widerspruch bestehen.
Wenn Sie mit Ihrem bestehenden Microsoft 365 Account an Online-Meetings teilnehmen, haben Sie die Möglichkeit, von Ihnen eingegeben Chatnachrichten (Text, bereitgestellte Datei/en) wieder zu löschen.
III. Teilnahme an Microsoft Forms
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Für die Durchführung von Umfragen, Abstimmungen, Anmeldungen etc. (im Folgenden: „Online-Umfrage“) – mit Beschäftigten der Prof. Thome Gruppe, Mitarbeitern von anderen Unternehmen oder sonstigen Personen – setzen wir Microsoft Forms (im Folgenden: „Forms“) ein.
Forms ist eine kollaborative Software der Microsoft Corporation (One Microsoft Way Redmond, WA 98052 – 6399 USA) und Bestandteil von Microsoft Office 365. Zur Teilnahme an einer Online-Umfrage benötigen Sie einen Webbrowser.
Sie können an Online-Umfragen entweder als Gast teilnehmen oder Sie verwenden zur Teilnahme Ihren bestehenden Microsoft 365 Account. Die Teilnahme mit einem bestehenden Account setzt eine Anmeldung mit Ihnen Microsoft-Zugangsdaten voraus.
Im Rahmen der Nutzung von Forms werden folgende Daten verarbeitet:
1. Daten zur Anmeldung: IP-Adresse, ggf. Microsoft 365 Zugangsdaten, Telefonnummer (z. B. beim Einsatz einer Multifaktoridentifizierung), ggf. Benutzername
2. Daten zum Benutzer: Anzeigename, E‑Mail-Adresse (wenn angegeben), Profilfoto (wenn bereitgestellt)
3. Daten zur Online-Umfrage: eindeutige ID zur Umfrage, Datum und Uhrzeit und Antworten der befragten Teilnehmer. Je nach Umfrage können auch Daten erfasst werden, die außer der IP-Adresse keine direkten Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen (z. B. wenn für die Teilnahme an der Befragung keine Microsoft 365 Account erforderlich und die Angabe personenbezogener Daten freiwillig ist). Durch Ihre Eingaben können aber gegebenenfalls indirekte Rückschlüsse auf Ihre Person getroffen werden.
Diese Daten (2 und 3) können von der Verantwortlichen nach dem Absenden der Umfrage eingesehen werden. Ebenso können auch von uns eingesetzte Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung Empfänger personenbezogener Daten sein. Für die Nutzung des Dienstes sind wir auf den Auftragsverarbeiter Microsoft angewiesen, der notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten erhält, sofern das zur Erfüllung des Auftragsverarbeitungsvertrages erforderlich ist. Wir haben den Speicherort für Teams in der Europäischen Union (EU) gewählt und mit dem Auftragsverarbeiter vertragliche Vereinbarungen zur Datenweitergabe getroffen. Die Datenverarbeitung erfolgt nicht in einem Drittland, wobei es aber sein kann, dass Datenpakete verschlüsselt auch über Drittländer geroutet werden, wenn beispielsweise Personen aus diesen Ländern an der Online-Umfrage teilnehmen.
Informationen zum Datenschutz bei Microsoft können Sie unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement sowie unter https://www.microsoft.com/de-de/trust-center einsehen.
2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
· Grundsätzlich besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Umfragen. Die Rechtsgrundlage ergibt sich daher durch Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
· Für die Befragung von Beschäftigten oder Bewerbern der Prof. Thome Gruppe ist § 26 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.
· Für die Befragung von Mitarbeitern anderer Unternehmen, zu denen ein vertragliches Verhältnis besteht, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Verantwortliche nutzt Forms für die Durchführung von Online-Umfragen.
4. Dauer der Speicherung
Grundsätzlich werden personenbezogene Daten nur solange gespeichert, bis kein Erfordernis mehr besteht. Sofern wir Umfrageergebnisse aufbewahren möchten, werden sämtliche Daten, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, anonymisiert oder gelöscht.
5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie können Ihrer erteilten Einwilligung jederzeit für die Zukunft widersprechen. Ihre Einwilligung bleibt hierbei bis zu Ihrem Widerspruch bestehen.
IV. Rechte der betroffenen Person
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber der Verantwortlichen zu:
1. Auskunftsrecht
Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden.
Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von dem Verantwortlichen über folgende Informationen Auskunft verlangen:
(1) die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
(2) die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;
(3) die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;
(4) die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
(5) das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
(6) das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
(7) alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden;
(8) das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.
Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.
2. Recht auf Berichtigung
Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.
3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:
(1) wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
(2) die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
(3) der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
(4) wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.
Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.
Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet bevor die Einschränkung aufgehoben wird.
4. Recht auf Löschung
a) Löschungspflicht
Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
(1) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
(2) Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 S.1 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
(3) Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
(4) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
(5) Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
(6) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.
b) Information an Dritte
Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.
c) Ausnahmen
Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist
(1) zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
(2) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
(3) aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 S.1 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;
(4) für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
(5) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
5. Recht auf Unterrichtung
Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.
Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.
6. Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern
(1) die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 S.1 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. b DSGVO beruht und
(2) die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.
Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.
7. Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.
Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.
Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.
8. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
9. Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling
Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung
(1) für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und dem Verantwortlichen erforderlich ist,
(2) aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen der Verantwortliche unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen enthalten oder
(3) mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt.
Allerdings dürfen diese Entscheidungen nicht auf besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO beruhen, sofern nicht Art. 9 Abs. 2 S.1 lit. a oder g DSGVO gilt und angemessene Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen getroffen wurden.
Hinsichtlich der in (1) und (3) genannten Fälle trifft der Verantwortliche angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten sowie Ihre berechtigten Interessen zu wahren, wozu mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung gehört.
10. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.
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Weitere Informationen und Erläuterungen in Bezug auf die oben genannten Rechte finden Sie auf der Website „Rechte für Bürger“ der europäischen Kommission.
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Privacy policy according to the GDPR for the use of Microsoft 365 applications (e.g. Microsoft Teams, Microsoft Forms)
I. Name and address of the responsible persons
The responsible party within the meaning of the General Data Protection Regulation and other national data protection laws of the member states as well as other data protection regulations is:
IBIS Prof. Thome AG
Mergentheimer Str. 76a
97082 Würzburg
Phone: +49 931 73046 500
Fax: +49 931 73046 99 500
EMail: info@ibis-thome.de
Website: www.ibis-thome.de
The responsible party has commissioned Secure Cloud Services AG as an order processor. This company is the central IT and communications service provider for the companies of the Prof. Thome Group. This group of companies includes Administration Intelligence AG, AI LV-Institut GmbH, IBIS Prof. Thome AG, IBIS Business Consulting AG, SYSTHEMIS AG, SYSTHEMIS Consulting AG and Secure Cloud Services AG itself. There are contractual agreements between the respective companies and Secure Cloud Services AG regarding, among other things, the provision of ICT services, order processing, confidentiality and data protection. The contractual partner vis-à-vis Microsoft is:
Secure Cloud Services AG
Mergentheimer Str. 76a
97082 Würzburg
Phone: +49 931 73046 800
Fax: +49 931 73046 99 800
EMail: info@scs.company
Website: www.scs.company
II. Name and address of the data protection officer
The data protection officer of the person responsible and Secure Cloud Services AG is:
Konstantin Malakas, Lawyer
Steinbachtal 2b
97072 Würzburg
Phone +49 931 29 98 08 – 0
Fax: +49 931 29 98 08 – 8
Email: dsb@scs.company
Websites: www.malakas.de; www.weblawyer.de
III. participation in Microsoft Teams online meetings
1. description and scope of data processing
We use Microsoft Teams (hereinafter referred to as „Teams“) to conduct web meetings, webinars and telephone conferences (hereinafter referred to as „Online Meeting“) – with employees of the Prof. Thome Group, employees of other companies or other persons.
Teams is collaborative software from Microsoft Corporation (One Microsoft Way Redmond, WA 98052 – 6399 USA) and part of Microsoft Office 365. To join an online meeting, you need either the Teams app or a web browser.
You can participate in online meetings either as a guest or you can use your existing Microsoft 365 account to participate. Participation with an existing account requires a login with your Microsoft credentials.
The following data is processed as part of the use of Teams:
5. Logon data: IP address, Microsoft 365 access data if applicable, telephone number (e.g. when using multifactor identification), user name if applicable.
6. User data: Display name, email address (if provided), profile photo (if provided), phone number (if dialed in by phone or provided via profile).
7. Online meeting data: date and time, unique meeting ID, dial-in phone number if provided, attendee list (display name, email address (if provided), profile photo (if provided), phone number (if dialed in by phone or provided via profile) of attendees).
8. Online meeting content: audio, image and text contributions from users in the form of microphone/camera shares/uploads/shared screen content/end device keystrokes.
This data (2, 3 and 4) can be viewed by all participants of the online meeting, if necessary also after the meeting. Likewise, service providers used by us may also be recipients of personal data as part of order processing. For the use of the service, we rely on the order processor Microsoft, which necessarily obtains knowledge of the above-mentioned data insofar as this is necessary for the fulfillment of the order processing contract. We have chosen the storage location for Teams in the European Union (EU) and have entered into contractual agreements with the processor regarding data transfer. Data processing does not take place in a third country, although it is possible that data packets may also be routed in encrypted form via third countries if, for example, people from these countries participate in the online meeting.
Information on data protection at Microsoft can be found at https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement and at https://www.microsoft.com/de-de/trust-center.
2. legal basis for data processing
· Basically, we are interested in the effective implementation of online meetings. The legal basis therefore results from Art. 6 para. 1 lit. f DSGVO.
· For communication with employees or applicants of the Prof. Thome Group, § 26 BDSG in conjunction with Art. 88 DSGVO is the legal basis for data processing.
· For communication with other companies with which a contractual relationship exists, Art. 6 para. 1 lit. b DSGVO is the legal basis for data processing.
· If online meetings are to be recorded or screenshots taken, the legal basis for this is Art. 6 (1) lit. a DSGVO. In this case, consent is obtained prior to recording.
3. purpose of the data processing
The responsible party uses teams to conduct online meetings.
4. duration of storage
The responsible party has created a retention policy. This defines how long data in Microsoft Teams (chat message content with name, date, time, file(s) provided, if any) is retained within the chat. The retention period for data collected from you is 90 days. In principle, however, personal data is only stored until there is no longer a need for it.
5. possibility of objection and elimination
You can revoke your consent at any time for the future. Your consent remains valid until you object.
If you participate in online meetings with your existing Microsoft 365 account, you have the option to delete chat messages (text, provided file(s)) that you have entered.
III. participation in Microsoft Forms
1. description and scope of data processing
We use Microsoft Forms (hereinafter: „Forms“) to conduct surveys, polls, registrations, etc. (hereinafter: „online survey“) – with employees of the Prof. Thome Group, employees of other companies or other persons.
Forms is collaborative software from Microsoft Corporation (One Microsoft Way Redmond, WA 98052 – 6399 USA) and is a part of Microsoft Office 365. To participate in an online survey, you need a web browser.
You can participate in online surveys either as a guest or you can use your existing Microsoft 365 account to participate. Participation with an existing account requires a login with your Microsoft credentials.
In the course of using Forms, the following data is processed:
4. Logon data: IP address, Microsoft 365 access data if applicable, telephone number (e.g. when using multifactor identification), user name if applicable.
5. User data: display name, e‑mail address (if provided), profile photo (if provided).
6. Online survey data: unique survey ID, date and time, and responses of surveyed participants. Depending on the survey, data may also be collected which, apart from the IP address, do not allow any direct conclusions to be drawn about you personally (e.g. if no Microsoft 365 account is required to participate in the survey and the provision of personal data is voluntary). However, indirect conclusions about your person may be drawn from your entries.
These data (2 and 3) can be viewed by the responsible person after the survey has been submitted. Likewise, service providers used by us may also be recipients of personal data as part of order processing. For the use of the service, we rely on the processor Microsoft, which necessarily obtains knowledge of the above data to the extent necessary for the performance of the order processing contract. We have chosen the storage location for Teams in the European Union (EU) and have entered into contractual agreements with the processor regarding data transfer. Data processing does not take place in a third country, although it is possible that data packets may also be routed in encrypted form via third countries if, for example, people from these countries participate in the online survey.
Information on data protection at Microsoft can be found at https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement and at https://www.microsoft.com/de-de/trust-center.
2. legal basis for data processing
· Basically, we are interested in the effective implementation of online surveys. The legal basis therefore results from Art. 6 para. 1 lit. f DSGVO.
· For the survey of employees or applicants of the Prof. Thome Group, § 26 BDSG in conjunction with Art. 88 DSGVO is the legal basis for the data processing.
· For the survey of employees of other companies with whom a contractual relationship exists, Art. 6 (1) lit. b DSGVO is the legal basis for data processing.
3. purpose of the data processing
The responsible party uses Forms to conduct online surveys.
4. duration of storage
In principle, personal data is only stored until there is no longer a need for it. If we wish to retain survey results , all data that allows conclusions to be drawn about your person will be anonymized or deleted.
5. possibility of objection and elimination
You can revoke your consent at any time for the future. Your consent remains valid until you object.
IV. Rights of the data subject
If your personal data is processed, you are a data subject within the meaning of the GDPR and you have the following rights vis-à-vis the responsible party:
1. right to information
You may request confirmation from the responsible party as to whether personal data concerning you is being processed by us.
If there is such processing, you may request information from the responsible party about the following:
(1) the purposes for which the personal data are processed;
(2) the categories of personal data which are processed;
(3) the recipients or categories of recipients to whom the personal data concerning you have been or will be disclosed;
(4) the planned duration of the storage of the personal data concerning you or, if concrete information on this is not possible, criteria for determining the storage duration;
(5) the existence of a right to rectify or erase the personal data concerning you, a right to have the responsible party restrict the processing, or a right to object to such processing;
(6) the existence of a right of appeal to a supervisory authority;
(7) any available information on the origin of the data, if the personal data are not collected from the data subject;
(8) the existence of automated decision-making, including profiling, pursuant to Article 22(1) and (4) of the GDPR and, at least in these cases, meaningful information about the logic involved and the scope and intended effects of such processing for the data subject.
You have the right to request information about whether the personal data concerning you is transferred to a third country or to an international organization. In this context, you may request to be informed about the appropriate safeguards pursuant to Art. 46 DSGVO in connection with the transfer.
2. right to rectification
You have a right to rectification and/or completion vis-à-vis the responsible party, insofar as the processed personal data concerning you are inaccurate or incomplete. The responsible party shall carry out the rectification without undue delay.
3. right to restriction of processing
Under the following conditions, you may request the restriction of the processing of personal data concerning you:
(1) if you contest the accuracy of the personal data concerning you for a period enabling the responsible party to verify the accuracy of the personal data;
(2) the processing is unlawful and you object to the erasure of the personal data and request instead the restriction of the use of the personal data;
(3) the responsible party no longer needs the personal data for the purposes of processing, but you need them for the assertion, exercise or defense of legal claims; or
(4) if you have objected to the processing pursuant to Art. 21 (1) DSGVO and it has not yet been determined whether the responsible party’s legitimate grounds override your grounds.
Where the processing of personal data concerning you has been restricted, such data may be processed, with the exception of their storage, only with your consent or for the establishment, exercise or defense of legal claims or for the protection of the rights of another natural or legal person or for reasons of important public interest of the Union or a Member State.
If the restriction of processing has been restricted in accordance with the above conditions, you will be informed by the responsible party before the restriction is lifted.
4. right to deletion
a) Obligation to delete
You may request the responsible party to delete the personal data concerning you without undue delay, and the responsible party is obliged to delete such data without undue delay, if one of the following reasons applies:
(1) The personal data concerning you are no longer necessary for the purposes for which they were collected or otherwise processed.
(2) You revoke your consent on which the processing was based according to Art. 6 para. 1 p.1 lit. a or Art. 9 para. 2 p.1 lit. a DSGVO and there is no other legal basis for the processing.
(3) You object to the processing pursuant to Art. 21 (1) DSGVO and there are no overriding legitimate grounds for the processing, or you object to the processing pursuant to Art. 21 (2) DSGVO.
(4) The personal data concerning you have been processed unlawfully.
(5) The deletion of the personal data concerning you is necessary for compliance with a legal obligation under Union or Member State law to which the responsible party is subject.
(6) The personal data concerning you was collected in relation to information society services offered pursuant to Art. 8 (1) DSGVO.
b) Information to third parties
If the responsible party has made the personal data concerning you public and is obliged to erase it pursuant to Article 17(1) of the GDPR, it shall take reasonable measures, including technical measures, having regard to the available technology and the cost of implementation, to inform data responsible partys which process the personal data that you, as the data subject, have requested that they erase all links to or copies or replications of such personal data.
c) Exceptions
The right to erasure does not exist insofar as the processing is necessary to
(1) to exercise the right to freedom of expression and information;
(2) for compliance with a legal obligation which requires processing under Union or Member State law to which the responsible party is subject, or for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the responsible party;
(3) for reasons of public interest in the area of public health pursuant to Art. 9 (2) S.1 lit. h and i as well as Art. 9 (3) DSGVO;
(4) for archiving purposes in the public interest, scientific or historical research purposes, or statistical purposes pursuant to Article 89(1) of the GDPR, insofar as the right referred to in Section a) is likely to render impossible or seriously prejudice the achievement of the purposes of such processing, or
(5) to assert, exercise or defend legal claims.
5. right to information
If you have asserted the right to rectification, erasure or restriction of processing against the responsible party, the responsible party is obliged to notify all recipients to whom the personal data concerning you have been disclosed of this rectification or erasure of the data or restriction of processing, unless this proves impossible or involves a disproportionate effort.
You have the right to be informed about these recipients by the data responsible party.
6. right to data portability
You have the right to receive the personal data concerning you that you have provided to the responsible party in a structured, commonly used and machine-readable format. You also have the right to transmit this data to another responsible party without hindrance from the responsible party to whom the personal data has been provided, provided that
(1) the processing is based on consent pursuant to Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. a DSGVO or Art. 9 para. 2 sentence 1 lit. a DSGVO or on a contract pursuant to Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. b DSGVO and
(2) the processing is carried out with the aid of automated procedures.
In exercising this right, you also have the right to have the personal data concerning you transferred directly from one responsible party to another responsible party, insofar as this is technically feasible. The freedoms and rights of other persons must not be affected by this.
The right to data portability does not apply to processing of personal data necessary for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the responsible party.
7. right of objection
You have the right to object at any time, on grounds relating to your particular situation, to the processing of personal data relating to you which is carried out on the basis of Article 6 (1) sentence 1 lit. e or f DSGVO; this also applies to profiling based on these provisions.
The responsible party shall no longer process the personal data concerning you unless it can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override your interests, rights and freedoms, or for the establishment, exercise or defense of legal claims.
If the personal data concerning you is processed for the purpose of direct marketing, you have the right to object at any time to the processing of personal data concerning you for the purpose of such marketing; this also applies to profiling, insofar as it is related to such direct marketing.
If you object to processing for direct marketing purposes, the personal data concerning you will no longer be processed for these purposes.
You have the possibility, in connection with the use of information society services, notwithstanding Directive 2002/58/EC, to exercise your right to object by means of automated procedures using technical specifications.
8. right to revoke the declaration of consent under data protection law
You have the right to revoke your declaration of consent under data protection law at any time. The revocation of consent does not affect the lawfulness of the processing carried out on the basis of the consent until the revocation.
9. automated decision in individual cases including profiling
You have the right not to be subject to a decision based solely on automated processing – including profiling – which produces legal effects concerning you or similarly significantly affects you. This does not apply if the decision
(1) is necessary for the conclusion or performance of a contract between you and the responsible party,
(2) is permitted by legislation of the Union or the Member States to which the responsible party is subject and that legislation contains appropriate measures to safeguard your rights and freedoms and your legitimate interests; or
(3) is done with your express consent.
However, these decisions may not be based on special categories of personal data pursuant to Art. 9(1) DSGVO, unless Art. 9(2) p.1 lit. a or g DSGVO applies and appropriate measures have been taken to protect the rights and freedoms and your legitimate interests.
With regard to the cases referred to in (1) and (3), the responsible party shall take reasonable steps to safeguard the rights and freedoms of, and the legitimate interests of, the data subject, which shall include, at least, the right to obtain the intervention of a person on the part of the responsible party, to express his or her point of view and to contest the decision.
10. right to complain to a supervisory authority
Without prejudice to any other administrative or judicial remedy, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the Member State of your residence, workplace or the place of the alleged infringement, if you consider that the processing of personal data concerning you infringes the GDPR.
The supervisory authority to which the complaint has been lodged shall inform the complainant of the status and outcome of the complaint, including the possibility of a judicial remedy under Article 78 GDPR.
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For more information and explanations regarding the above rights, please visit the European Commission’s Rights for Citizens website.